Cyfryzacja – stabilność i bezpieczeństwo danych

Nowoczesne technologie niosą ze sobą pewne zagrożenia takie, np. hackerstwo czy uzależnienie ludzkich działań od automatów. Jednak na wielu płaszczyznach nowoczesne technologie stają się także znacznym ułatwieniem w codziennych czynnościach, które dotychczas wymagały użycia wielu narzędzi papierniczych, archiwizacyjnych oraz zaangażowania pracy wielu osób. Musiały one dbać o to, aby zadanie były odpowiednio zrealizowane, udokumentowane oraz przechowane, nie wspominając już o konieczności dbania o zaopatrzenie poszczególnych sektorów tych dziedzin.

Cyfryzacja – ułatwienie pracy oraz znaczne zwiększenie jej efektywności.

Przed laty właściwie większość dokumentów urzędowych czy biurowych była sporządzana ręcznie, ręcznie archiwizowana. Obecnie jednak coraz większą część dokumentacji branżowej sporządza się za pomocą cyfrowych urządzeń – laptopów, komputerów. Następnie dokumenty są cyfrowo zapisywane na wyszczególnionych platformach czy dedykowanych dyskach.

Zmiana to dotyczy nie tylko sektorów prywatnych, ale także publicznych. Coraz większą część Polski dotyka archiwizacja Poznań i wiele innych miast w Polsce wprowadzają możliwość cyfrowego przechowywania dokumentów, związanych z nieruchomościami (Księgi Wieczyste), jak i kwestie związane np. z dowodami osobistymi (za pomocą platformy internetowej możemy sprawdzić czy nasz dowód osobisty znajduje się już w urzędzie i czy możemy go z niego odebrać).

Dodatkowo coraz większa ilość urzędów oferuje cyfrowy dostęp do dokumentów. Podobnie sprawa wygląda w sektorze prywatnym – cyfryzacja danych sprawia, że zarządzanie firmą opiera się na dostępie do dokumentów, które znajdują się w określonej bazie. Niekonieczne staje się używanie w tym celu segregatorów, teczek oraz regałów, zapełnionych po brzegi dokumentami sprzed wielu lat wstecz.

Zalety cyfryzacji w zestawieniu ze standardową archiwizacją dokumentów.

Cyfryzacja sprawia, że ludzka praca staje się bardziej efektywna. Dlaczego? Ponieważ wymagana jest mniejsza ilość szczebli, przez które musi przejść dany dokument, aby była możliwa jego archiwizacja, a następnie wstępne zapoznanie się z nim.

Przykładem potwierdzenia usprawnienia archiwizacji w Poznaniu może być to, jak obecnie wygląda kwestia złożenia wniosku o wydanie nowego dowodu osobistego. Konieczna jest tylko jedna wizyta w urzędzie, złożenie wniosku, który zostaje za pomocą platformy przesłany do Ministerstwa oraz kolejna wizyta, mająca na celu odbiór dowodu.

Gdyby nie zaszła w tej dziedzinie cyfryzacja, to konieczne byłoby listowne przesłanie wniosku za pomocą poczty. Następnie nie można byłoby sprawdzić w siedzi czy dowód już można odebrać – trzeba byłoby dzwonić do urzędu, poświęcając na to czas zarówno swój, jak i urzędników. Dzięki cyfryzacji proces przebiega szybko i sprawnie.

Kolejną zaletą cyfryzacji jest trwałość archiwizowanych dokumentów. Teczki, segregatory – łatwo je zniszczyć, ponieważ są stworzone z niezbyt trwałego materiału, jakim jest papier. Dyski oraz platformy internetowe znacznie rzadziej ulegają uszkodzeniu, zagubieniu czy zniszczeniu przez wodę i inne czynniki mechaniczne.

Niewątpliwie cyfryzacja zyskuje wyższość nad standardową archiwizacją również za sprawą możliwości, jakie daje. Fizyczne przechowywanie danych sprawia, że mają do nich dostęp tylko te osoby, które znajdują się w pobliżu zgromadzonych danych. Natomiast cyfryzacja sprawia, że dostęp do danych możemy mieć tak naprawdę z każdej części świata i na każdą odległość. To daje możliwość zdalnego zarządzania biznesem i jego stałej kontroli.