Niszczenie dokumentów może odbywać się przy zastosowaniu różnych metod. Niezależnie od wybranego sposobu, musi być on gwarancją, że utylizacja dokumentów pozwoli na ich zniszczenie w sposób trwały. Oznacza to, że muszą zostać fizycznie unieszkodliwione, aby nikt nie mógł ich skopiować, udostępnić lub ponownie wykorzystać. Wielu przedsiębiorców i pracodawców zastanawia się, w jaki sposób pozbyć się zdezaktualizowanych dokumentów, aby mieć pewność, że nie dostaną się one w niepowołane ręce.
Prawidłowa utylizacja dokumentów firmowych
Wśród skutecznych sposobów wymienia się używanie niszczarki – to sprawdzona metoda. Jednak ograniczeniem w jej stosowaniu jest stosunkowo niska wydajność podstawowych urządzeń biurowych. O ile sprawdzają się w przypadku pojedynczych dokumentów, które niszczymy podczas codziennej pracy, o tyle okazują się niewystarczające dla dokumentacji na większą skalę. Taką spotyka się m.in. w firmach zatrudniających wielu pracowników lub organizacjach funkcjonujących od wielu lat. Choć można podjąć inwestycję i zorganizować w swojej firmie profesjonalne stanowisko do niszczenia dokumentów, to zdecydowanie bardziej opłaca się podjęcie współpracy z zewnętrzną firmą.
Warto wspomnieć również o elektronicznych nośnikach danych, które coraz częściej zastępują papierowe wersje. One również muszą zostać zniszczone, a ciężko o profesjonalną utylizację w warunkach biurowych. Z tym zadaniem również warto zwrócić się do specjalistów, np. Ekoakta, czyli firmy, która zajmuje się niszczeniem dokumentów w Gdańsku i wielu innych miastach.
Profesjonalne niszczenie dokumentów
Jednym ze skutecznych sposobów niszczenia dokumentów jest wykorzystanie systemu bezpiecznych pojemników. W odpowiednio przystosowanych kontenerach dokumentacja przewożona jest do miejsca utylizacji. Pojemniki są szczelnie zamknięte i opatrzone kodem kreskowym, co umożliwia monitorowanie ich drogi.
Niszczenie dokumentów u klienta to kolejna możliwość, jaką oferują profesjonalni usługodawcy. Pierwszy etap utylizacji odbywa się w specjalnie przystosowanym do tego celu pojeździe. Uzyskane ścinki przewożone są do siedziby firmy i tam poddawane kolejnym procesom. Dzięki temu możliwa jest całkowita eliminacja ryzyko odtworzenia danych, a klient otrzymuje potwierdzenie powodzenia całego zadania.
Dodajmy, że obowiązkiem przedsiębiorców jest nie tylko niszczenie, ale także prawidłowe przechowywanie dokumentów. Wymaga to odpowiedniego miejsca oraz precyzyjnych zabezpieczeń. Konieczne jest także opisanie i posegregowanie, aby w razie konieczności (np. kontroli) bez problemu odszukać interesującą nas teczkę lub segregator. Archiwizacją dokumentów w Gdańsku również zajmuje się firma Ekoakta (więcej szczegółów na stronie Gdańsk: przechowywanie dokumentów). Kompleksowa obsługa dokumentacji to doskonała propozycja dla przedsiębiorców, którzy pragną zdjąć ze swoich barków stres związany z archiwizacją. Przechowywanie, jak i niszczenie dokumentów (Gdańsk) – Ekoakta zajmie się tymi zadaniami kompleksowo, przestrzegając obowiązujących norm. Przedsiębiorcy nie muszą martwić się, że zostanie nałożona na nich kara, jako skutek niewłaściwego postępowania z dokumentacją.
